基本の構成
- 表題：「請求書」「通知書」「解約通知書」など、内容が分かる短い題
- 本文：事実（いつ・誰が・何を）→ 求めること（何を・いつまでに）→ 応じない場合の予定
- 記：金額・期限・振込先など、箇条書きで整理するとよい項目
- 日付：e内容証明では差し出した日が印字される
- 差出人・受取人：郵便番号・住所・氏名（会社なら会社名と代表者名）
文字数・行数のルール
| 窓口 | e内容証明 | |
|---|---|---|
| 1行の文字数 | 20字以内（縦書き）など | 雛形の設定どおり（自動） |
| 1枚の行数 | 26行以内 | 雛形の設定どおり（自動） |
| 枚数 | 制限なし（料金は増える） | 1通5枚まで |
ショメルは日本郵便の雛形で Word を作り、枚数の目安を表示します。
使えない文字
e内容証明では、丸数字（①②）、ローマ数字（ⅠⅡ）、単位記号（㎡）、一部の旧字体（髙・﨑など）が使えません。人名の旧字体は、ふだんの字体（高・崎）で書くのが一般的です。ショメルは文面を作りながら自動で確かめ、置き換え候補を出します。
避けたい表現
- 脅すような言葉（「ただちに〜しなければ〜する」の連発）
- 事実ではない推測や、相手の人格に触れる言葉
- 長い前置き。1枚に収まらなくなり、要点がぼやける
「本書面到達後○日以内にお支払いください。お支払いがない場合は法的手続きを検討します」のように、事実と予定を淡々と書くほうが伝わります。